Donatori obično traže da podnesete neku dodatnu dokumentaciju uz koncept predloga projekta ili kompletni prijedlog projekta. Zahtjevi za ovom dokumentacijom variraju od donatora do donatora, tako da treba pažljivo pročitati smjernice koje donator daje kad mu se šalje projekat (gdje se najčešće obrazlaže što se tačno od dodatne tj. propratne dokumentacije traži). Propratni materijal koji donatori najčešće traže da se priloži podrazumijeva:
- Preporuke, Garantna pisma, Pisma podrške
- Listu članova upravnog odbora, i/ili zaposlenih sa njihovim pozicijima u organizaciji
- Kvalifikacije ključnih osoba (najčešće se traži CV)
- Operativni budžet i projektni budžet
- Zadnji godišnji izvještaj
- Izjavu o misiji organizacije i/ili ono što je organizacija u skorije vrijeme postigla
- Zadnji revizorski izvještaj
- Listu trenutnih donatora organizacije
- Strateški plan
- Bilo koje dodatne informacije koje mogu biti od koristi u procesu odlučivanja (isječci iz novina ili press clippings, info brošure organizacije, statistički izvještaji, kopije odgovarajućih dokumenata, kao npr. rješenja o registraciji…)
UKRATKO: Sve ono što dodatno doprinosi kredibilitetu organizacije.